Tositteiden vienti kirjanpitoon

[Esa Hahl]

Keräsin kaikenlaisia kuitteja ja kuulin että kannattaisi pienet kuitit
liimata A4:lle ja kirjoittaa sen yläpuolle onko ne työkaluja, ostoja ja jne.
Näinkö ne yleensä tehdään?
Miten jos excelin taulukkoon keräisi näitä tietoja niin mitä kaikkea siinä
pitäisi näkyä ja miten?
Miten te teette sen?

[Esa Hahl]

Post by Esa Hahl
Keräsin kaikenlaisia kuitteja ja kuulin että kannattaisi pienet kuitit
liimata A4:lle ja kirjoittaa sen yläpuolle onko ne työkaluja, ostoja ja jne.
Näinkö ne yleensä tehdään?
Miten jos excelin taulukkoon keräisi näitä tietoja niin mitä kaikkea siinä
pitäisi näkyä ja miten?
Miten te teette sen?

Miten jos samalla kuitilla on yksityisiä ostoja ja yrityksen ostoja niin
voiko ne sieltä eritellä taulukossa? Kannattaako pienet ostokset jättää
laittamatta?

[Antti]

Post by Esa Hahl
Miten jos samalla kuitilla on yksityisiä ostoja ja yrityksen ostoja niin
voiko ne sieltä eritellä taulukossa? Kannattaako pienet ostokset jättää
laittamatta?

Unohda kaikki tällaiset kuittiviritykset. Pyydä kaupan kassalla 2 eri
kuittia, toinen henkilökohtaisista ostoistasi ja toinen firman ostoista.
Jos kyseisellä rahasummalla on oman tai firmasi talouden kannalta mitään
merkitystä, niin totta kai se kannattaa merkitä menoksi kirjanpitoon
kuten muutkin menot.

[Pete H]

"Antti"

Post by Antti

Post by Esa Hahl
Miten jos samalla kuitilla on yksityisiä ostoja ja yrityksen ostoja niin
voiko ne sieltä eritellä taulukossa? Kannattaako pienet ostokset jättää
laittamatta?

Unohda kaikki tällaiset kuittiviritykset. Pyydä kaupan kassalla 2 eri
kuittia, toinen henkilökohtaisista ostoistasi ja toinen firman ostoista.
Jos kyseisellä rahasummalla on oman tai firmasi talouden kannalta mitään
merkitystä, niin totta kai se kannattaa merkitä menoksi kirjanpitoon
kuten muutkin menot.

Itselläni on tällainen käytäntö jos samalla kuitilla on omia ostoja ja
yrityksen ostoja.
Kun saan kuitin, niin merkkaan omat ostot pienellä merkillä, jotta
kirjanpitäjä tietää mikä kuuluu omiin ostoihin ja mikä ei.
Miksi näin?
Siksi, että kirjanpitäjä loppukädessä voi vielä muuttaa ja saada omista
ostoista jotain menemään yrityksenostoiksi, jotta ne saa vähennyksiin.
Tokihan jokaisesta ostosta voisi tehdä erilliset kuitit, mutta niistä tulee
vientejä enemmän ja jos on vientiperusteinen laskutus kirjanpidosta, niin se
saattaa tulla kalliiksi.

Kaikista paras vaihtoehtohan olisi, että yrityksen kortilla ei tee omia
ostoja, vaan ottaa "palkaksi" tietyn summan omalle tilille ja käyttää
yrityksen tiliä vain yrityksen ostoihin ja omaa tiliä omissa ostoissa.

[ERi]

Post by Esa Hahl
Keräsin kaikenlaisia kuitteja ja kuulin että kannattaisi pienet kuitit
liimata A4:lle ja kirjoittaa sen yläpuolle onko ne työkaluja, ostoja ja jne.
Näinkö ne yleensä tehdään?
Miten jos excelin taulukkoon keräisi näitä tietoja niin mitä kaikkea siinä
pitäisi näkyä ja miten?
Miten te teette sen?

Liiman sijasta voi niitata paperille. Voit myös pistää a4 pussiin.

Kuiteista pitää tätä nykyä näkyä niin monta asiaa, että monissa kuiteissa ei
näitä näy. Originaali pitää säilyttää useimmiten 10 vuotta ja mielellään
kymmenen.

Ohessa lisäinfoa:
http://www.rovaniemi.fi/files/20011015133425taloussaanto_taydennykset.pdf

Kuukausittain mapita kirjanpidon pääkirjat ja muut tulosteet. Itse tulostan
pääkirjasta vielä viivakoodiversion, ettei tarvitse uudestaan naputella jos
kovalevy hajoaa ja mikro hukkaa tiedot.

[Antti]

Post by Esa Hahl
Keräsin kaikenlaisia kuitteja ja kuulin että kannattaisi pienet kuitit
liimata A4:lle ja kirjoittaa sen yläpuolle onko ne työkaluja, ostoja ja jne.
Näinkö ne yleensä tehdään?
Miten jos excelin taulukkoon keräisi näitä tietoja niin mitä kaikkea siinä
pitäisi näkyä ja miten? Miten te teette sen?

Kuten joku jo mainitsikin, liimaa parempi väline on niitata pikkukuitit
A4-arkille, ja arkki tositemappiin.

Tositteille sinänsä ei kirjoitella yhtään mitään stooreja. Ostotositteet
kerätään mappiin aikajärjestykseen, ja tositteet merkitään juoksevalla
numeroinnilla. Tämä juoksevan numeron numero riittää siihen että tosite
voidaan yhdistää kirjapito-ohjelmaan (tai siihen Excel-viritelmään),
jossa kerrotaan ko. kuittiin liittyvät kirjanpidolliset yksityiskohdat.

Et oikein kertonut että millaista tarkoitusta varten tuota
Excel-taulukkoasi keräilet. Yleisenä tarpeenahan firmoilla on saada
osto- ja myyntitositteet vietyä kirjanpitoon. Ja niiden perusteella
esim. tilitetään kuukausittaiset Alv-tilitykset, ja tietysti tilikauden
päätteeksi vuoden koko tapahtuma-aineistosta syntyy firman tilinpäätös.

TILIKARTAT

Osto (ja myynti-)kuittiesi järkevä atk-käsittely perustuu jonkinlaiseen
tilikarttaan. Valmiita tilikarttoja eri yhtiömuodoille on useita
vaihtoehtoja tarjolla. Tässä muutamia linkkejä:
Suomen Kirjurituote Oy:n julkaisema perustilikartta
http://www.kirjurituote.fi/04_tilikartat/41_perus.html
Lasmak Oy:n tilikartta (maksullinen)
http://www.lasmak.com/
Suomen Yrityssuunnittelijat Oy:n tilikartta (löytyy helposti mm.
useiden kirjanpito-ohjelmien demoversioista.)

Tilikartat näyttävät heprealta, mutta itse asiassa päivittäisessä
käytössä tarvitset vain muutamia tilejä ko. tilikartoista. Tilikarttojen
tilinumerot eri tarjoajilla vaihtelevat suuresti. Kaikkialla on
kuitenkin yleistynyt käytäntö että yrityksen kaikki ostot kirjataan 4000
tilinumerosarjan alla oleville eri tileille ja vastaavasti myynnit 3000
numerosarjan alla oleville tileille.

Tilikartan yksinkertainen perusidea on, että kaikkia tulo- ja menoeriä
joita yrityksessä halutaan erikseen seurata, näille tapahtumille on
tilikartassa olemassa oma tilinumero. Mitä tarkemmin esim. kulut
eritellään, vaikkapa mainoskulut erikseen Lehtimainontaan, TV-mainontaan
ja Nettimainontaan, niin jokainen näistä kulueristä näkyy kirjanpidon
seurantaraporteilla yhteenvetotietona, ja tätä tietoa voidaan käyttää
yrityksen toiminnan ohjaukseen. Sekä toisaalta antaa ulkopuolisille
sidosryhmille (rahoittajat, verottaja ym) tietoa yrityksen tulo- ja
menorahavirroista.

Alkavalle yritykselle nuo perustilikartat käyvät siis monesti aivan
sellaisenaan. Mutta jos jokin tapahtuma jota halutaan seurata puuttuisi
tilikartasta, niin uusi kirjanpidollinen tilinumero ja sen selostus,
lisätään tilikarttaan.
Tuosta Excel-jutustasi en osaa neuvoa miten sinne kannattaisi mitäkin
kirjata. Mutta tässä on malliksi muutamia ostokuitteja, millaisilla
kirjanpidollisilla merkinnöillä ne menisivät johonkin
kirjanpito-ohjelmaan. Merkintöjen pohjana on käytetty tilikarttaa joka
on alun perin ollut edellä mainittu Suomen Yrityssuunnittelijat Oy:n
tilikartta.

TOSITTEIDEN KIRJAAMINEN

Olet siis pysyvällä mustekynällä merkannut tuon tositteen juoksevan
numeron 41090 tositteellesi. Ostotositteelta itseltään löytyy
myyjäyrityksen nimi ja Y-tunnus, ostopäivä sekä erittely mitä tuotteita
on myyty, tuotteiden alv-kannat ja kuitin lopussa alv-erittely.

Tili 1900 tarkoittaa 'käteiskassaasi', eli olet maksanut ostoksen
suoraan firman käteislompakosta. Sen tilalla voisi olla jokin muukin
tilinumero, joka yksilöisi että maksu on suoritettu tilisiirtona vaikka
Nordean-tililtänne, tai kenties maksettu Luottokortilla.
Tai yleisin merkintä firmojen ostoissa on että raha ei ole vielä
lainkaan lähtenyt firmanne tililtä, koska ostatte tavarat 14 pv
maksuajalla. Tällöin KASSA-merkinnän tilalla näissä esimerkeissä
ylimpänä tilinumerona olisi
silloin:
2670 Tilivelat -1000.00


Tapaus-1, ostokuitilla perusostoja, kaikki alv 22%
--------------------------------------------------
Tosite nro: 41090 Pvm: 30.09.2004
Liike/nimi: Rautakauppa Oy
Selite: Myytäviä PC-tarvikkeita
----------------------------------------------------
1900 Kassa -1000.00
4000 Ostot ALV 22 819.67
2851 Alv 22 % -saamiset ostoista 180.33


Tapaus-2, ostokuitilla sekä alv 22% että alv 17% perusostoja
------------------------------------------------------------
Tosite nro: 41090 Pvm: 30.09.2004
Liike/nimi: Rautakauppa Oy
Selite: Myytäviä PC-tarvikkeita
----------------------------------------------------
1900 Kassa -1000.00
4000 Ostot ALV 22 327.87
2851 Alv 22 % -saamiset ostoista 72.13
4001 Ostot ALV 17 512.82
2852 Alv 17 % -saamiset ostoista 87.18

Tapaus-3, ostokuitilla sekä alv 22% perusostoja että polttoaineita
------------------------------------------------------------------
Tosite nro: 41090 Pvm: 30.09.2004
Liike/nimi: Rautakauppa Oy
Selite: Myyntitarvikkeet ja polttoaineet
----------------------------------------------------
1900 Kassa -1000.00
4000 Ostot ALV 22 327.87
6601 Polttoaineet ALV 22 491.80
2851 Alv 22 % -saamiset ostoista 180.33

Tällaisilla peruskirjauksilla syntyy lain vaatima "riittävän erittelevä"
selvitys firman toiminnasta ja rahaliikenteestä.
Kun firman sekä ostot että myynnit on tällä tavalla viety
kirjanpito-ohjelmaan, on ohjelmalle sekunnin juttu laskea paljonko esim.
tässä kuussa pitää myyntien ja ostojen erotuksena tilittää Alv-veroja
valtiolle.

Vaikka hommaa tekisikin Excelillä, niin tuo tilinumeroiden idea
kannattaa kuitenkin omaksua ja ottaa käyttöön. Periaatteessa nuo
perustiedot kuin yllä olevissa esimerkeissä näkyvät, pitäisi olla myös
Excelissäsi kunkin ostotapahtuman kohdalla. Excelissä asioiden
esitysjärjestys voi toki olla erilainen, esim. kaikki kerättynä yhdelle
riville tms.

Vakioitujen tilinumerojen käyttö mahdollistaa sen, että jos joskus viet
tuon Excel-aineistosi tilitoimistoon, ja pyydät että tehkää tuosta
tilinpäätös, niin käytetty formaatti on silloin edes jollakin tavalla
valmiiksi tilitoimiston ymmärrettävässä perusmuodossa.
-Antti

[AV]

Post by Esa Hahl
Keräsin kaikenlaisia kuitteja ja kuulin että kannattaisi pienet kuitit
liimata A4:lle ja kirjoittaa sen yläpuolle onko ne työkaluja, ostoja ja jne.
Näinkö ne yleensä tehdään?
Miten jos excelin taulukkoon keräisi näitä tietoja niin mitä kaikkea siinä
pitäisi näkyä ja miten?
Miten te teette sen?

Otan kuitista kopion, johon teippaan alkuperäisen, koska nykyajan
kassakoneiden kuitit ei kestä edes auringon valoa.

Näin menetellen saan mappiin vähän suuremman tukevan paperin (yleensä A5
kokoon sipaistun). Kopiosta näkyy selvästi mitä alkuperäisestä tulisi
vuosienkin päästä arvata.

Samalla saa runsaammin tilaa, mihin kirjanpitäjälle voi laittaa selittävää
tekstiä, jos kuitin jokin tuotekoodi ei kerro tarpeeksi.